Automatiser la génération de documents :

La génération de documents est une tâche courante dans de nombreuses entreprises, qu'il s'agisse de contrats, de rapports, de factures ou d'autres types de documents. Cependant, cette tâche peut être fastidieuse et consommatrice de temps, surtout si elle est effectuée manuellement. C'est là qu'intervient l'automatisation no-code.

Le processus commence par la définition des déclencheurs, qui sont des événements spécifiques qui déclenchent l'automatisation. Par exemple, la réception d'un nouveau formulaire de commande pourrait être un déclencheur pour générer automatiquement une facture. Ensuite, les actions sont définies, ce qui correspond aux étapes à effectuer une fois que le déclencheur se produit. Par exemple, la création d'un document PDF à partir des données du formulaire de commande.

1. Les outils no-code de génération de document

1. Zapier : Bien que principalement connu pour ses capacités d'automatisation, Zapier peut également être utilisé pour la génération de documents. En connectant différentes applications et services, vous pouvez créer des "Zaps" qui génèrent des documents en fonction de déclencheurs tels que les soumissions de formulaire ou les nouvelles entrées de données.

2. Make.com : Similaire à Zapier, Make (ex. Integromat) permet aux utilisateurs de créer des workflows complexes sans écrire de code. Il prend en charge la génération de documents grâce à des intégrations avec différents services comme Google Docs, PDF.co et d'autres.

3. Airtable : Airtable est un outil polyvalent qui combine les fonctionnalités d'un tableur et d'une base de données. Il propose des modèles et des intégrations qui permettent aux utilisateurs de générer des documents directement à partir de leurs bases Airtable, ce qui en fait un choix populaire pour les équipes gérant des projets intensifs en données.

4. Microsoft Power Automate : Anciennement connu sous le nom de Microsoft Flow, Power Automate est un puissant outil d'automatisation qui s'intègre aux applications Microsoft Office. Il permet aux utilisateurs de créer des workflows pour générer des documents dans Word, Excel et PowerPoint en fonction de déclencheurs et d'actions prédéfinis.

5. DocsAutomator : DocsAutomator est une plateforme de génération de documents qui s'intègre parfaitement à des outils no-code tels que Airtable, Glide, Noloco, et d'autres encore. Elle permet de générer un PDF à partir d'un modèle Google Doc avec des données dynamiques.

2. Cas pratique

Un exemple concret d'utilisation serait la génération d'une facture à partir de données stockées dans Airtable, utilisant un modèle sur Google Doc et automatisant le processus avec Make.

Si vous avez un compte Google ou si votre entreprise utilise la suite Google, vous avez la possibilité d'utiliser Google Docs (similaire à Word) ou Google Sheets (similaire à Excel) pour créer un modèle de document, y incorporer des variables, et en générer autant que nécessaire.

Pour transformer un document Google Docs ou Google Sheets en un modèle, il vous suffit d'encadrer les valeurs à modifier avec des accolades, exemple : {{numéro de facture}}, {{date facture}}, {{adresse client}}, etc…

En combinant Google Docs avec une base de donnée tel que Airtable, et un outil d'automatisation tel que Make, vous pouvez facilement créer un document personnalisé en quelques clics et le sauvegarder directement dans votre Google Drive.

Vous pouvez également créer une deuxième automatisation pour convertir votre document en format PDF. L'avantage de créer deux automatisations distinctes réside dans la possibilité de générer le document, d'apporter des modifications si nécessaire, puis de le convertir en PDF. Cela permet une plus grande flexibilité dans le processus et offre la possibilité de traiter chaque étape individuellement selon les besoins spécifiques de votre flux de travail.